دليل تقويم الأداء الشامل

ديوان الرقابة المالية

دائرة الشؤون الفنية والدراسات

قسم الدراسات الفنية والبحوث

دليل

تقويم الأداء الشامل

نيسان / 2009

المقدمة

يمثل تقويم الأداء فحصاً موضوعياً تشخص من خلالهِ السياسات والنظم وإدارة العمليات ونتائج النشاط في الجهات الخاضعة للرقابة, ويقارن من خلالهِ الانجاز بالخطط والنتائج بالقواعد, والممارسة بالسياسة بغية كشف الانحرافات(السلبية والايجابية) وبيان أسبابها والتأكد من إدارة الموارد الاقتصادية وبكفاءة, وتحديد أسباب التبذير والإسراف وسوء الاستعمال والاستغلال ووضع المقترحات التي تعالج أوجه الانحراف والإسراف وذلك في سبيل توجيه الأداء نحو تحقيق فاعلية وكفاءة واقتصاد أو توفير اكبر.

يتضمن هذا الدليل إعطاء صورة مبسطة عن مفاهيم معايير ومؤشرات الأداء والمراحل التي تمر بها عملية تقويم الأداء إبتداءاً من مرحلة التخطيط, مرحلة التنفيذ وصولاً لمرحلة إعداد التقرير, أما بخصوص مؤشرات تقويم الأداء فقد تم تصنيفها كالآتي:

1-           مؤشرات تقويم الداء المشتركة لكافة الأنشطة.

2-           مؤشرات تقويم الداء المتخصصة حسب طبيعة الأنشطة.

معـــــــايير الأداء

يقصد بمعايير الاداء المستوى الذي يجب ان يكون عليه الاداء والهدف المرغوب فيه او نموذج ينشاْ عن طريق العادات والاعراف ويلقى قبولا عاما او يفرض بموجب القانون او القرار الاداري وينشاْ عادة بعد الملاحظة الواسعة والتجريب والبحث والاختبار او التخطيط

تتباين طرق تصنيف المعايير منها

1.    معايير زمنية.

     تقاس على اساس الزمن معبرا عنه بالايام او الساعات مثل:-

-       عدد ايام العمل في السنة الواحدة بالنسبة للشركة او العاملين.

-       الفترة الزمنية اللازمة لانتاج وحدة واحدة من المنتج.

-       عدد ساعات العمل في اليوم الواحد او اسبوع العمل.

-       معدل الوقت الضائع المسموح به.

2.    المعايير الفنية.

يتم اعدادها من قبل الفنيين المختصين ومنها:-

-       كمية المواد الاولية اللازمة لانتاج وحدة المنتج.

-       نسبة التلف الطبيعي.

-       نسبة الفاقد من المواد الاولية.

3.    معايير التكلفة.

     وهي المعايير التي تعني تكلفة اداء المنتج النهائي مثال ذلك :-

-       كلفة الوحدة الواحدة من المنتج النهائي.

-       كلفة المرحلة الواحدة من مراحل الانتاج.

-       كلفة ساعة العمل المباشر او العمل الالي.

4.    معايير الايرادات.

     وهي المعايير المرتبطة بايرادات وعوائد المنتج, مثال ذلك :-

-       معدل سعر بيع وحدة المنتج.

-       معدل ايراد ساعة العمل الواحدة.

-       معدل عائد الاستثمار لنشاط او صناعة معينة.

5.    معايير النشاط.

     وهي المعايير المتصلة بحجم النشاط مثل:- عدد الوحدات المنتجة/ المباعة كذلك      مؤشرات الاداء في شركات مماثلة من نوع النشاط ويشترط لاجراء المقارنة تشابه   المستوى التكنلوجي,    حجم النشاط, رأس مال المستخدم, اتباع نفس الاسس والقواعد     المحاسبية, تشابه الظروف     التنظيمية والادارية.

6.    المعايير التأريخية.

     هي المعايير المستنبطة من اداء الشركة للسنوات السابقة او لسنة اساس وفي العموم تستخدم هذه     المعايير في قياس معدلات النمو والتطور منها:-

-       رأس المال, الاحتياطيات, مجموع حقوق الملكية.

-       نسبة   صافي الربح/ المبيعات  او الى رأس المال  او الى الموجودات الثابتة.

-       نسبة التداول او معدل دوران النقد او المدينيين.......الخ.

7.    المعايير الاقتصادية.

     تتمثل تلك المعايير بالاتي:-

-       السعر القياسي للمنتجات المماثلة.

-       اسعار السلع البديلة او المشابهة.

-       معدل الطلب على منتجات الشركة.

8.    معايير تخطيطيه.

     وهي المعايير الداخلية والمستنبطة من الاتي:-

-       الاهداف العامة للشركة والاهداف الفرعية لكل من التشكيلات التنظيمية او فروع النشاط او مراحله.

-       الارقام المدرجة فب الموزنات التخطيطية.

-       المعايير المدرجة ضمن دراسات الجدوى الفنية والاقتصادية.

9.    معايير مهنية ووظيفية.

     وهي المعايير القياسية والمهنية الصادرة عن المنظمات المحلية والدولية وتعتبر مرشدا لاغراض    تقويم الاداء منها :-

-       معدلات الاسعار (جملة, مفرد للصناعة).

-       معايير السلوك المهني للمدقق.

-       معايير الانظباط الوظيفي.

10.    معايير النوعية والجودة.

       وهي المعايير الصادرة عن المنظمات الخاصة المتخصصة المحلية او الدولية منها:-

-       معايير الجودة العالمية كمعيار ISO 9000 .

-       معايير التعبئة والتغليف.

-       معايير الحجم والقياس والابعاد.

مؤشرات الأداء

تمثل عرضا رقمياً (كمي او مالي) في الغالب او وصفا في بعض الاحيان وهي تربط بين الاداء الفعلي والمعيار المحدد بهدف تشخيص الانحرافات وتوضيح معالم الاداء.

وتنقسم المؤشرات الى المجموعات التالية:-

            ‌أ-         مؤشرات الفاعلية:-

    الفاعلية بالاساس مفهوم يرتبط بتحقيق الاهداف, وتتناول التأكد من ان الاهداف       المتحققة والاساليب المخططة كشف الانحرافات وتشخيص اسبابها, أي انها تركز   على المخرجات من انها تحققت بالكمية والنوعية المطلوبة. 

         ‌ب-       مؤشرات الكفاءة:-

    عرفت الكفاءة بانها مقياس للعلاقة بين المدخلات والمخرجات أي انها تهتم بكيفية   استخدام الموارد او انها تمثل العلاقة  بين المخرجات من السلع والخدمات والموارد      المستخدمة في انتاجها وترتبط بتحديد الحد الادنى من المخرجات بالنسبة لكمية مدخل        معين.

          ‌ج-       مؤشرات الاقتصادية:-

    تتناول قياس العلاقة بين التكلفة والمنفعة الناجمة عنها, أي تنصب على المدخلات   والاستخدام العقلاني لها, وتتمثل بعمليات الاقتناء والحفاظ والاستخدام الامثل للموارد      الاقتصادية.

مراحل تقويم الأداء

أولاً- مرحلة التخطيط 

       تتضمن هذه المرحلة جمع المعلومات وصولا الى اعداد تقرير المسح الاولي والذي يعد       الأساس لبدء مرحلة التنفيذ, وتتضمن تلك المرحلة الخطوات التالية:-

1-      المسح الاولي:-

    يعد المسح الاولي اول خطوات لعملية التخطيط واهمها, وبهدف كسب المدقق معرفة          جيده واساسية للجهة التي سيتولى مراقبتها  ينبغي تجميع المعلومات من البيئة   الداخلية والخارجية المحيطة بتلك الجهة وكالاتي:-

‌أ.        البيئة الداخلية وتتضمن:-

-       معلومات عامة من الشركة.

    تتضمن جمع المعلومات عن تأريخ تأسيس الشركة, انشطتها, منتجاتها,                 فروعها, نوع ادارتها, موقعها الجغرافي..........الخ.

-       اهداف النشاط:-

    من المهم في هذه المرحلة الحصول على معرفة جيدة بأهداف الجهة محل    الرقابة يقصد بها الأهداف الرئيسية المحددة في ضوء القوانين والأنظمة    والتشريعات التي تحكم أنشطة تلك الجهة والاستراتيجيات المعتمدة لتحقيق    تلك الأهداف.

-       التنظيم والإدارة:-

    ينبغي على المدقق ان يحدد اهم مراكز المسؤولية والآلية توزيع الاصلاحيات         والمسؤوليات ويتم ذلك من خلال دراسة الهيكل التنظيمي والعلاقات الوظيفية        والرأسية, المركزية واللامركزية, قدرات المدراء ومواصفاتهم, عملية        اصدار القرارات, نظم الاتصال وغيرها.

-       الموارد :-

    وتشمل تحديد الموارد الأساسية (المالية, مادية, بشرية)  المملوكة وكيفية     توزيعها.

-       بيئة الإدارة (العمل):-

    وتشمل التعرف على طرق الانتاج ومستلزماته, سياستها الإنتاجية, التسويقية          الإدارية والمالية.

-       معلومات عن الاداء الكلي:-

    تشمل مثلا معدلات نمو الشركة, معدل انتاجيتها, معدل ربحيتها, معدل استقرار      القوى العاملة وغيرها.

‌ب.   البيئة الخارجية:-

         تتضمن الحصول على معلومات عن البيئة المحيطة بالجهة والتي يمكن ان   تؤثر على أدائها منها:-

-   بيانات جغرافية ذات صلة بالنشاط مثل عدد السكان المستفيدين من الخدمة الحالية, التوزيع الجغرافي للخدمة, أهمية الخدمة بالنسبة لسكان المنطقة.

-   مسح اقتصادي واجتماعي وتتضمن جمع البيانات المتعلقة بسوق العمل, البطالة, سياسات التسعير, التعبير التكنلوجي.

-       اثر نشاط الشركة على البيئة.

2-      تقرير المسح الاولي:-

      تنتهي هذه المرحلة بكتابة  تقرير المسح الاولي ويتضمن الاتي:-

   

‌أ.        وصف موجز للجهة محل الرقابة وبيئتها.

‌ب.  تحديد نقاط الضعف الاولية في الاداء.

‌ج.    تحديد المجالات التي تستدعي العرض والتدقيق المعمق.

3-       اعداد برنامج التدقيق :-

   تعد الخطوة الاخيرة في مرحلة التخطيط ويتم خلالها اعداد خطة عمل تشمل          الخطوات والاجراءات التفصيلية الواجب اتباعها للحصول على البيانات الضرورية   لمرحلة التنفيذ.

ثانياً- مرحلة التنفيذ

         تهدف مرحلة التنفيذ الى الاتي:-

-       تقييم المجالات الهامة التي تستدعي التدقيق للتأكد من خلوها من نقاط الضعف.

-   التأكد من الوجود الفعلي لنقاط الضعف الاولية المكتشفة في مرحلة المسح الاولي وكذلك نقاط الضعف الاخرى المكتشفة في مرحلة التنفيذ.

-       العمق في اسباب نقاط الضعف ونتائجها.

ويتم خلال هذه المرحلة الاتي:-

1-   جمع الحقائق والبيانات.

  يتم خلال هذه المرحلة جمع ادلة الاثبات التي تتضمن الحقائق والبيانات اللازمة لاجراء التقويم ويمكن الحصول على الادلة من المصادر التالية.

                                   ‌أ-         الادلة المادية.

    وهو ما يتم الحصول عليه من خلال الفحص والملاحظة الشخصية المتمثلة بمشاهدة مواقع العمل, تدقيق العمليات, طرق واساليب العمل ومرافقه    وظروفه كيفية سير المعاملات الادارية وغيرها.

                                ‌ب-       ادلة الشهود.

    وهو ما يتم الحصول عليه من الاخرين عن طريق قوائم الاستقصاء او        المقابلات الشخصية مع موظفي الجهة محل الرقابة, العملاء, الخبراء     والمستشارين الذين يتم الاتصال بهم فضلا عن افراد المجتمع.

                                 ‌ج-       الدليل المستندي او الوثائقي:-

    ويعد هذا النوع من الدليل من اقوى ادلة الاثبات واكثرها شيوعا وتشمل       السجلات,التقارير, الكشوفات, البيانات والمعلومات المنشورة وغيرها.

                                  ‌د-         الادلة التحليلية:-

    يشمل تحليل نسب واتجاهات وانماط البيانات فضلا عن المقارنات مع المعايير الالزامية     او المعايير الصادرة عن المنظمات المحلية او الدولية.

ويستخدم المدقق الطرق التالية لتسجيل تلك البيانات وحسب طبيعتها:-

1)  استخدام وحدة الزمن او تكرارها او المعدلات او العلاقات السببية لعدد الحوادث مصنفة حسب اسبابها.

2)  تصنيف الافراد حسب الشهادة, الاختصاص, المهارة, الجنس, العمل, نوع العمل, طول مدة الخدمة, معدل الراتب.

3)  تصنيف المنتجات والمواد حسب حجومها, قياساتها, مواصفاتها الفنية او مصادرها, اقيامها او معدلات دورانها.

4)  التعبير عن الموارد والمدخلات والمخرجات والعمليات والاجراءات بمعدلات نشاطها او مواقعها او مراكز مسؤولياتها او توزيعها الجغرافي او باستخدامها لالات معينة وغيرها.

5)   استخدام القياسات الفنية المختصة وخصوصا في المجالات الصحية والهندسية والعلمية.

6)   التعبير القيمي بوحدة النقود كوحدة قياس اساسية وتستخدم لاغراض تسجيل البيانات.

2-   تصنيف البيانات وتحليلها.

                                  ‌أ-         تستخدم الأسس التالية في تصنيف المعلومات في جداول او اشكال:-

1)   حسب الزمن مثل مقارنة معلومات شركة واحدة لعدة فترات زمنية.

2)   حسب المكان مثل مقارنة المعلومات الخاصة بالشركة مع الشركات المماثلة.

3)  حسب الوحدات التنظيمية: حيث يتم تجزئة البيانات الخاصة بالشركة حسب الوحدات التنظيمية التابعة لها او مراكز المسؤولية او مراكز الكلفة او الربحية وغيرها.

4)   حسب طبيعة الموضوع مثل معلومات الاستثمار , الانتاج, الايدي العاملة.....الخ.

5)   حسب القرارات, مثل الكلف الناتجة عن قرارات داخل الشركة او الكلف الناتجة عن قرارات عامة.

6)  حسب الاسباب مثل تقييم الوقت الضائع حسب اسبابه: الاجازات, الاعطال الفنية, انتظار المواد, غياب العمال, اوامر الادارة........الخ.

7)  حسب مصادرها مثل البيانات والنسب المتعلقة بالميزانية العامة, المتعلقة بحساب العمليات الجارية او المشتركة........وهكذا.

                    ويمكن اجراء مقارنات باشكال متعددة منها :-

-        مقارنة الارقام الفعلية المتحققة مع الموازنات التخطيطية.

-        مقارنة الكلف المتحققة مع الكلف المعيارية.

-        مقارنة نتائج اداء الشركة مع نتائج اداءها للسنوات السابقة .

-        مقارنة نتائج اداء الشركة مع شركات مماثلة.

-        مقارنة نتائج وحدات مع وحدات مماثلة داخل الشركة.

-        مقارنة نتائج اداء الشركة مع ارقام قياسية محلية او عالمية.

-        مقارنة الاسعار الخاصة بالشركة مع الاسعار التنافسية او القياسية.

             ‌ب-   استنباط واستخلاص نتائج من عمليات التصنيف واستخراج النسب والمعادلات والاتجاهات والخروج باحكام اولية عن تقييم الشركة وايجاد علاقة سببه بين المتغيرات الاساسية والمتغيرات التابعة.

             ‌ج-   التحقق من البيانات التي تم جمعها ولغاية هذه المرحلة تعتبر الحقائق المستحصلة والارقام بيانات او مواد خام ولاجل الوثوق بها وتحويلها الى معلومات ينبغي على المدقق التحقق منها من خلال الاتي :-

1)   البرنامج التفصيلي لتدقيق الاداء وتطبيقه على الشركة بقصد التحقق من البيانات التي يتم جمعها.

2)   التعمق في بعض الانظمة ومواطن الضعف للتحقق من اسبابها والوقوف على حقيقتها.

             ‌د-    تشخيص المشاكل ونقاط الضعف واقتراح الحلول والتدابير التي توصي سلطة الرقابة باتخاذها من قبل الجهة موضوع التقويم ويتم في هذه المرحلة الاتي :-

1)  وضع مجموعة مقترحات وبدائل لمعالجة المشاكل الناجمة من التقويم مع توضيح اثار تطبيقها على الشركة والوقت الملائم لتنفيذها وصعوبات التطبيق.

2)   تقييم البدائل واختيار البديل الافضل الذي يمثل اكثر تحقيقاً لاهداف الشركة واكثرها فائدة واقتصادية. 

ثالثاً- مرحلة اعداد التقرير

         تتضمن هذه المرحلة اعداد تقرير يتضمن ما اكتشف من حقائق او معلومات خلال   عملية  التقويم ويفضل عند اعداد التقرير مراعاة تضمينه الاتي:-

1-      ملخص باهم النقاط التي يتضمنها التقرير (على شكل ملحق في مقدمة التقرير).

2-      الاهداف والمجالات والامور التي تناولها العمل الرقابي و التقييم.

3-      الجوانب الايجابية في نشاط ادارة الشركة من خلال ما تظهره نتائج التقويم.

4-      الجوانب السلبية والمشاكل الادارية التي اظهرتها نتائج اعمال الرقابة.

5-      حجم واهمية المشاكل التي تعاني منها الجهة واثارها وابعادها .

6-      الاسباب التي ادت الى ظهور تلك المشاكل.

7-      التوصيات والمقترحات لتصحيح الاوضاع.

8-   موقف ادارة الجهة الخاضعة للتقويم من المشاكل والصعوبات والاجراءات التي اتخذتها والتي ايدها المدقق.

9-      موجز بالاستنتاجات المستخلصة من نتائج التقييم.

          وتتكون العناصر الرئيسية للتقرير من الاتي:-

v   العنوان.

v   جدول المحتويات (الفهرس).

v   المقدمة

                    وعادة تحتوي المقدمة على العناصر الاتية:-

-        الاساس القانوني

-        الخلفية عن الجهة محل التدقيق

-        شرح للهدف

 شرح للنطاق [وتشمل اوجه التقويم التي تم تغطيتها والاماكن التي شملتها عملية الرقابة وشرح للمعيار او الطريقة التي على اساسها تم اختيار نشاط دون غيره اضافة الى تحديد المدة الزمنية لاجراء الرقابة].

v   جوهر التقرير.

       يتصمن جوهر التقرير الاتي:-

-        الوقائع والحقائق الموجودة في الجهة الخاضعة للتقويم.

-        كيف تم دراسة وتحليل الوقائع

-        الاسباب والدواعي التي ادت الى الوضع القائم

-        المعايير التي تم القياس عليها

-        المؤشرات المستخدمة

-        الصعوبات والمعوقات والقيود

-        الجوانب التي لم يتم تغطيتها بشكل كافي

   

v   الخاتمة

       وتشمل اهم النتائج المتوصل اليها واهم التوصيات المقترحة

v   الملاحق

       تتضمن أي تفاصيل ضرورية لتاْييد محتويات التقرير مثل التوضيحات التي          هي عبارة عن رسوم بيانية وجداول وصور فوتوغرافية يتم ادراجها ضمن       التقرير لتوضح خصائص او تحليل مسائل تتعلق بموضوع الرقابة على          الاداء ويتم استخدام التوضيحات ضمن محتوى التقرير مع استخدام الجداول     والبيانات والرسوم كملاحق مع التقرير

  • كلمة السيد رئيس الجامعة +

    على الرغم من كون جامعة كربلاء فتية في Read More
  • الرؤيا والرسالة والاهداف للجامعة +

    رؤية الجامعة ..التميز والوصول إلى التصنيف العالمي للجامعات Read More
  • سياسة الجودة في الجامعة +

    تسعى جامعة كربلاء احدى مؤسسات التعليم العالي والبحث Read More
  • 1
  • 2
  • 3